{"id":8682,"date":"2025-07-07T16:03:56","date_gmt":"2025-07-07T14:03:56","guid":{"rendered":"https:\/\/j-p-management.com\/?p=8682"},"modified":"2025-08-04T10:02:28","modified_gmt":"2025-08-04T08:02:28","slug":"gpt-basiertes-assistenzsystem-fuer-eine-effiziente-informations-und-dokumentensuche","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/wienerhomepages-projekte.at\/1\/j-p-management\/gpt-basiertes-assistenzsystem-fuer-eine-effiziente-informations-und-dokumentensuche\/","title":{"rendered":"GPT-basiertes Assistenzsystem f\u00fcr eine effiziente Informations- und Dokumentensuche"},"content":{"rendered":"

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Ausgangssituation<\/h2>\n

Wie in vielen Industrieunternehmen ist auch bei der Treibacher Industrie AG der Zugriff auf Vorgabedokumente wie Managementhandb\u00fccher, Arbeitsanweisungen oder Verfahrensbeschreibungen eine t\u00e4gliche Herausforderung. Zwar sind diese Dokumente digital verf\u00fcgbar, doch die bestehenden Ablagesysteme sind h\u00e4ufig komplex und wenig intuitiv strukturiert. In konkreten Arbeitssituationen oder z.\u00a0B. im Rahmen von Audits m\u00fcssen sich Mitarbeiter:innen oft m\u00fchsam durch zahlreiche Ordnerstrukturen klicken, um das richtige Dokument und darin die relevante Passage zu finden.<\/p>\n

Die Folgen sind lange Suchzeiten, hoher Zeitaufwand bei Schulungen oder Unterweisungen, unsichere oder verz\u00f6gerte Ausk\u00fcnfte gegen\u00fcber Auditoren und insgesamt ineffiziente Arbeitsabl\u00e4ufe.<\/p>\n<\/div>

L\u00f6sung<\/h2>\n

Um die Dokumentensuche f\u00fcr Mitarbeiter:innen deutlich zu vereinfachen, initiierte Treibacher ein Pilotprojekt: Mithilfe K\u00fcnstlicher Intelligenz wurde eine intuitive L\u00f6sung (GPT-basiertes Assistenzsystem) geschaffen, mit der Nutzer:innen in nat\u00fcrlicher Sprache gezielt Fragen stellen k\u00f6nnen \u2013 so wie man sie einem Kollegen oder so wie sie der Auditor stellen w\u00fcrde. Die KI liefert eine konkrete, verst\u00e4ndliche Antwort, Vorschl\u00e4ge zur weiteren Vertiefung der Frage sowie einen direkten Link zur relevanten Stelle im jeweiligen Dokument. Zus\u00e4tzlich liefert sie Zusammenfassungen, \u00dcbersetzungen und Interpretationshilfen und erm\u00f6glicht die erg\u00e4nzende Einbindung von Informationen aus dem Internet.<\/p>\n

Das GPT-System wurde \u00fcber drei Monate hinweg von 50 Mitarbeitenden aus allen Unternehmensbereichen unter realen Bedingungen getestet. Als Datengrundlage diente das gesamte SharePoint-basierte Anweisungsmanagement \u2013 inklusive Arbeitsanweisungen, Verfahrensbeschreibungen, Schulungsunterlagen und Sicherheitsdokumente.<\/p>\n

Zu Beginn wurde eine Basisschulung f\u00fcr alle Teilnehmenden durchgef\u00fchrt, nach einem Monat folgte eine vertiefende Schulung f\u00fcr besonders aktive Nutzer:innen mit Fokus auf Praxisbeispiele.<\/p>\n

Im Rahmen dieses Pilotprojektes wurden \u00fcber 3.000 Anfragen gestellt. Die Trefferquote war sehr hoch. Es zeigte sich aber, dass die Qualit\u00e4t der Dokumente eine zentrale Rolle spielt. F\u00fcr optimale Ergebnisse m\u00fcssen Dokumente aktuell, maschinell auslesbar (z.\u00a0B. PDF mit Textlayer oder strukturierte Formate) und klar gegliedert sein. Dies verbessert nicht nur die Suchgenauigkeit, sondern auch die Aussagekraft von Zusammenfassungen und Antworten der KI.<\/p>\n<\/div>

Nutzen<\/h2>\n

Das Projekt zeigt deutlich: Der Einsatz generativer KI kann einen entscheidenden Beitrag leisten, um internes Wissen schnell, zuverl\u00e4ssig und kontextbezogen zug\u00e4nglich zu machen. So wird aus einem schwer durchdringbaren Dokumenten\u00addschungel ein smartes, nutzerorientiertes Informationssystem.<\/p>\n

Konkret zeigen sich folgende Vorteile:<\/p>\n